קליטת עובדים מהירה וחלקה
דוגמא ראשונה לצעד נבון היא הכנסת חתימה דיגיטלית לתחום של קליטת העובדים. כידוע, באופן מסורתי תהליך הקליטה די מסורבל ומצריך התעסקות רבה עם טפסים שצריך למלא אותם ולחתום עליהם. לעומת זאת, עם טפסים דיגיטליים כמו טופס 101 דיגיטלי, הופכים את התהליך לפשוט, קל, נוח ומהיר בהרבה. ולמי שרוצה להבין מה זה טופס 101 דיגיטלי, יוסבר כי זהו טופס 101 רגיל, רק שאפשר לשלוח אותו בקישור לסמארטפון או למייל של העובד הנקלט, והוא מבצע את המילוי והחתימה אונליין. את אותו הדבר ניתן לעשות עם חוזה ההעסקה, שיוכים לקופות גמל וכל טופס קליטה נוסף.
בכל מקרה, היתרון הוא שאין צורך להגיע למשרדי משאבי האנוש, להשתמש במדפסות, ולמעשה אפשר למלא ולחתום מכל מקום ובכל זמן. המערכת גם מנחה את העובד למילוי נכון ושלם של השדות, במהלך צירוף האישורים וכן הלאה, מה שמקטין טעויות וחוסך המון התעסקות.
לנהל את תיקי העובדים בצורה דיגיטלית
את היתרונות של חתימות דיגיטליות ניתן ליישם למעשה לכל אורך תקופת ההעסקה. עם המערכות של ימינו ניתן בקלות לשלוח כל סוג של טופס לכל כמות של עובדים למילוי וחתימה אונליין. לאחר מכן, הטופס עובר ישירות אל תיק העובד, והמערכת גם מחוברת אל תוכנת השכר של העסק. לכן אין צורך עוד בשמירת תיקיות בארוניות, לקנות הרבה ניירת וציוד משרדי, וליהנות מסנכרון גבוה בהרבה של בעלי התפקידים בארגון. גם שליפת הטפסים מהתיקים הופכת ליעילה ומהירה בהרבה, וניתן להגדיר למערכת משלוחי טפסים אוטומטיים במועדים מבוקשים בעתיד.
הזמנות רכש ואישורי הוצאות דיגיטליים
עוד תחום שבו ניתן להפוך את העסק לחכם יותר, הוא בהזמנות הרכש ואישורי ההוצאות. עם המסמכים הדיגיטליים כבר לא צריך להדפיס, לסרוק, לתייק, למלא ולחתום ידנית, אלא ליצור תבנית אוטומטית להזמנה או אישור תוך כמה שניות, להוסיף שדות רצויים, ולשלוח לחתימות. אפשר לבחור בין סבב חתימות מנוהל באופן טורי או מקביל, כאשר חתימה מקבילה משמעה שכל הגורמים הרלוונטיים מקבלים בו זמנית את המסמך, ואילו חתימה טורית משמעה שכל גורם מקבל את המסמך לפי הסדר.