יתרונות וחסרונות של אחסון בארכיב

אם כן אז לאיזו תקופה וכמובן החומרים שצריכים להישמר צריכים להיות מאוחסנים היטב אך גם בצורה כזו שניתן יהיה להגיע לכל חומר שהוא בקלות ובמהירות. ארכיב מקצועי מקטלג את החומרים לפי מספרים סידורים, שנים או בכל היררכיה, אחרת מה שמקל אחר כך לאתר את מה שמחפשים. הנה כמה יתרונות וחסרונות של ארכיב פיזי:

יתרונות

· חיסכון בשטח יקר – ארכיב מקצועי שאינו בשטח העסק או הארגון קודם כל חוסך לא מעט מקום. בעיקר כשמדובר על גופים שפועלים שנים רבות ומצטברים אצלם תיקים וחומרים בכמויות אדירות, שמירה של אותם חומרים עלולה לתפוס לא מעט מקום מה שדורש לעיתים אף הקצאה של מבנים שלמים והוצאות כספיות בהתאם. ארכיב מקצועי חיצוני חוסך את המקום היקר הזה ומאפשר לארגון לשמור אצלו מספר מצומצם מאוד של מסמכים שרלוונטיים ליום יום ואת השאר להוציא החוצה ובעת הצורך אחת לכמה זמן לבקש אותם אליו.

· חיסכון בכוח אדם – ניהול מקצועי של ארכיב בארגון או בעסק מצריך הקצאת כוח אדם ייעודי לשם כך. הוא דורש מיון של החומרים, תיוג שלהם ואפיון שלהם בשביל שיישמר הסדר ובנוסף שמירה על הניקיון במקום בשביל להאריך את חייהם של החומרים, וכל אלו דורשים כוח אדם.

· בטחון – חברת ארכיב מקצועי דואגת לבטחון החומרים שמאוחסנים אצלה. זה אומר בקרה על התנועה במקום, שמירה במקרה הצורך, מערכות אזעקה וצילום וכדומה.

· יעילות – במשרד רגיל לא תמיד יש מי שיקליד את החומרים, מי שימיין אותם וכמובן ימצא אותם במהירות בעת הצורך. בארכיב מקצועי יש את כוח האדם הרלוונטי שמקצר את הזמנים במקרה הצורך.

חסרונות

· סיכונים פיזיים – ארכיב פיזי יכול תמיד להיפגע גם אם רמת האבטחה שלו היא גבוהה. הוא יכול להיפגע בדרכים שונות: שריפה, פריצה, מזג אויר קיצוני או מסיבות רבות אחרות שעלולות לפגוע בו וכל החומר הנאגר בו עלול לרדת לטמיון.

· איתור החומרים – ארכיב פיזי מקצועי יהיה אומנם עם מידע רלוונטי אודותיו במחשב, מה שאומר מספרים סידוריים שמסייעים לאתר את החומרים ואמצעים אחרים, אך עדיין צריך לגשת ולאתר את התיקיות הרלוונטיות. זאת כמובן לעומת ארכיב דיגיטלי שמאפשר בכמה קליקים להגיע לכל מידע שצריך.

· זמינות – ארכיב פיזי מקצועי יהיה מן הסתם זמין שעות רבות במהלך היום, אך כשצריך להוציא חומרים בדחיפות שלא בשעות המקובלות זה עלול להיות בעייתי.

ישנם אם כן יתרונות וחסרונות לארכיב פיזי ולכל ארגון יש את השיקולים שלו האם לאחסן בארכיב כזה או שלא. מה שבטוח הוא שגם אם בוחרים בארכיב כזה צריך לבחור בחברה מקצועית ואמינה שמתמחה בתחום.