מאחר ומושקע חלק ניכר ממשאבי הארגון בפרויקטים, חשוב לנהל אותם נכון.
יש להקפיד על שלושה עקרונות כדי להפוך את הפרויקט לאפקטיבי ומוצלח :
1. בחינת הערך ללקוח
כפי שציינתי בתחילה, כל פרויקט נבחן על פי שלושה פרמטרים: עלות, זמן ושביעות רצון. יחד עם זאת, חשוב להבין מראש מהו הפרמטר החשוב ביותר עבור הלקוח. כמו כן, יש לסמן מראש את נקודת גבול התועלת, שהחל ממנה כל שיפור יתבטא בעלות אך לא בשביעות רצון הלקוח. על כן, יש להגדיר את יעדי הפרויקט כנגזרת של גבול התועלת ולהגביל את הביצועים בהתאם.
2. בנית הערך עבור הלקוח
אחוז קטן יחסית מן הפעילויות בפרויקט הן בעלות ערך ללקוח, כגון, ביצוע תכנון, התקנת מערכת, כתיבת מסמכים וכו'. מול זה, אחוז גבוה מן הפעילויות בפרויקט אינן בעלות ערך מוסף עבור הלקוח אך עדיין הכרחיות לביצוע, כגון, הוצאת מכרז, סיורי שטח, סבבי חתימות, חיפוש אינפורמציה וכו'.
יש למפות את כל הפעילויות בפרויקט ולסווגן על פי הקטגוריות הללו.
3. זיהוי הגורמים אשר מביאים לבזבוז וצמצומם
כדאי לצמצם ככל האפשר את אותן הפעילויות אשר סווגו ככאלה שאינן תורמות בעיני הלקוח ואשר גוררות בעיקר להשקעת זמן ומשאבים.
נוכל למנוע את הבזבוז אם ניצמד לששה כלים המייעלים את הפעילויות בפרויקט, תוך שהן חסרות עלות עבור הלקוח שלנו:
- ניהול אפקטיבי של ישיבות
בניית מערך ישיבות יעיל ובעל ייצוג מאוזן בין דיווח ובין ישיבות עבודה ויישום טכניקות לניהול יעיל של ישיבות הפרויקט, זאת באמצעות הגדרת לוחות זמנים ודרישה שכל הגורמים יגיעו מוכנים לדיון .
2. מאגר נתונים
יצירת מאגר נתונים מרכזי המכיל את כל המידע הנדרש עבור הפרויקט ומאפשר לחברי הצוות וללקוחות הפרויקט גישה ישירה אליו. מאגר זה מאפשר ייעול זמן בחיפוש המסמכים ומונע מקרים החזקת ופעולה על פי מסמכים שאינם מעודכנים.
3. יישום סטנדרטיזציה בעבודה
יצירת אחידות בכל תנאי העבודה על פרויקט. סטנדרטים אחידים מאפשרים לשחזר תהליכי עבודה מוצלחים ויעילים ולהימנע מטעויות, וכן לצמצום עלות טעויות ואופטימיזציה של הפרויקט.
4. ניהול סיכונים בפרויקט
זיהוי הסיכונים בפרויקט מראש והכנת תכנית מגירה להתמודדות עם סיכונים אלו יובילו לצמצום השפעתם.
5. ניהול משאבים אפקטיבי
הפחתת המקרים בהם נרשמת סטייה מלוחות הזמנים בשל גורמים שונים כגון זמני המתנה למשאבים או אי וודאות באשר לזמינות המשאבים. כמו כן, יש להקפיד כי המשאבים בארגון יהיו מוכוונים תחילה על הפעילויות בעלות סדר העדיפות העליון ורק לאחר מכן על היתר.
6. בקרת התקדמות
מדידה שוטפת של ההישגים וההתקדמות של הפרויקט. המדידה חייבת להתבצע באמצעות מעקב אחר מטרות הצוות, היצמדות למדדים והקצאת המשאבים.
לסיכום, הקפדה על ניהול נכון של הפרויקט מבטיחה קיצור לוחות זמנים והקטנת עלויות אל מול האיכות הנדרשת על ידי הלקוח.
שיהיה לכם בהצלחה !
**הכותבת היא מנהלת המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז. המכללה העסקית, עם מעל 40 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע והעשרה בתחום : ניהול כללי , לוגיסטיקה ומחסנים , ניהול פרויקטים , יעוץ עסקי , סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה , שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים והפקת אירועים .
