ניהול עסק של אדם אחד - אליה וקוץ בה
אם אתם מנהלים עסק שאינו כולל שותפים, אנשי צוות נוספים או עובדים אשר כפופים תחתיכם, סביר להניח שתהיה לכם נטיה טבעית לעגל פינות פה ושם בתחומים מסוימים, ואילו בנושאים אחרים לעשות בדיוק את ההיפך - בדיוק מהסיבה שאתם "רק" עסק של אדם אחד.
במה דברים אמורים? בכל הנוגע לניהול זמן וארגון עצמי למשל, הרבה אנשים מאמינים שהם יוכלו לזכור דברים חשובים בהמשך מבלי לתעד או לטפל בהם מיידית, או שהם יכולים לדחות מטלה כזאת או אחרת להמשך - מאחר וגודל האחריות בעסק הוא הרי גדול כל כך, ונופל על כתפיו של אדם אחד (כך שאין סיכוי שהדברים לא יקרו, נכון?)...אלא שהמציאות מראה שהמצב הוא קצת אחר, וככל שהשלכותיה של אותה מטלה יהיו פחות קריטיות, או לחלופין הן יוכלו להידחות למועד אחר ומאוחר יותר - כך פוחתים הסיכויים שהאדם האחד והבודד אכן יבצע אותה.
ומה בדבר האלמנט הכה משכנע בדבר היותכם עסק של אדם אחד, ושהכל נופל על כתפיכם ולכן אין מקום לעיכובים ודחיות? ובכן, ככל שעוברים הימים ושום דבר חמור עוד לא קרה (בינתיים), בתוספת העובדה שאיש מלבדכם אינו נפגע כתוצאה מהיעדר הטיפול בבעיה - כך סביר שפחות ופחות תרצו לטפל בה.
היו המפקח של עצמכם
באילו מצבים העובדה שאתם "רק אדם אחד" כן תדחוף אתכם להניע תהליכים כמו שצריך? לרוב כאשר המטלה היא קריטית לעכשיו, או כשהיא קשורה בלקוחות או בספקים אחרים - במקרים כאלה השעון "ידפוק" מצוין, והדברים יתקדמו כמעט מעצמם.
אלא שחדי העין יבחינו שלמעשה כאן בדיוק טמונה המלכודת, בדיוק במקומות שבהם אנו סבורים כי איננו משקיעים כמעט תשומת לב והכל כאילו נעשה מעצמו: באופן פשוט, הענין הוא שבהנחה שאתם לא יקים מדופלמים המקפידים "לנקות" את שולחן העבודה שלכם מכל המטלות בסופו כל יום, זוהי הרי עובדה שישנן מטלות בעסק שאתם מבצעים בקלות, ולעומתן יש מטלות שאתם לא פשוט מקפידים לעשות, ומכל מיני סיבות (או תירוצים).
לכן הדבר שיש לעשות כדי לפתור את הבעיה הזו, הוא לשים לב כמה משאבים אתם משקיעים בתפעול העבודה השוטפת (ובכלל זה כל המטלות שאתם מחשיבים לקלות ומהירות לביצוע, שאין לכם רתיעה מלמלא אותן) ובתוך כך חשבו במיוחד על משאבים כמו אנרגיה, כסף והשקעת מחשבה - מלבד הפן הכלכלי המובן מאליו. באופן כזה, שבו יש לכם תמונה שלמה ומדויקת יותר של המצב, תוכלו להבין איפה אתם נותנים פחות מדי מעצמכם, ובאילו מקומות אתם משקיעים יותר מדי - וזו תהיה תחילתה של דרך סלולה ובטוחה לפתרון.
ניהול עסק של צוות עובדים
אם להמשיך את הדברים שנאמרו כאן בהקשר העסק היחידני, הרי שלמעשה הדברים אינם מאד שונים בעסק המורכב מצוות עובדים, ואין זה משנה אם אתם מעסיקים עוד קומץ של אנשים, או שאתם מנהלים חברה גדולה עם עשרות ומאות עובדים.
אלא שכאן הדגשים הם מעט שונים, ומטבע הדברים גם המוטיבציה (וההשלכות שלה) עשויות להיות אחרות. ניהול הזמן באופן מיטבי בחברה הוא כמובן רגיש יותר, וחייב להיות מחושב מאד, ובצורת בדק-בית מתמיד. כך למשל, אחד הכלים הבסיסיים והמשמעותיים ביותר להבנה מעמיקה יותר של תפוקת העבודה של כל עובד בחברה, הוא שעון נוכחות; ובמציאות הטכנולוגית של היום, שעון נוכחות כמובן לא חייב לספק רק מידע אודות שעות הכניסה והיציאה של העובד, אלא הוא יכול לספק עוד המון מידע משמעותי אחר ורב ערך, כמו למשל הזמנים המוקדשים לביצוע כל משימה (בהמשך לנאמר קודם) ואפשרות למעקב עצמי, וכך גם שיפור הביצועים בעבודה באופן יעיל ונכון יותר.
כמובן שמלבד הוספת שעון נוכחות ישנם עוד טיפים להצלחת העסק, וכל אחד יכול להתאים את סביבת העבודה שלו לתנאים ולדרישות הספציפיות לעסק, אך בכל מקרה, הן של עסק פרטי והן של עסק גדול יותר, ה"יד על הדופק" היא עקב האכילס של מקומות רבים מספור מחד, אך מאידך גם ההזדמנות לשינוי ולקפיצה משמעותית בניהול העסק.
