הנה כמה טיפים שינחו אתכם להפקת האירוע המושלם עבור האורחים והעסק שלכם.
בשלב מוקדם – החליטו מהו היעד העסקי שלכם
- לכול אירוע צריך להיות יעד סופי, שאמור לנבוע מתוך האירוע שלכם. לכן:
- חשבו כיצד ניתן יהיה למדוד את השגת היעד העסקי שלכם.
- צרו תכנית שתהווה בסיס, אליו תוכלו לחזור לאורך כל שלבי התכנון וההערכה.
- החליטו על מספר האורחים שיהיו נוכחים באירוע. וכך, אם למשל מדובר באירוע צנוע יותר, תוכלו להזמין שף פרטי לאירועים קטנים שיבטיח ארוחה מיוחדת במינה, במקום חברת קייטרינג סטנדרטית שיכולה להאכיל מאות אורחים.
קבלו החלטות מושכלות
לפני שתתלהבו מעצם מלאכת התכנון, חשוב להחליט איזה אירוע אתם מתכננים לארגן ואיך אתם רוצים שהאירוע שלכם ירגיש וייראה. החלטה זו קשורה גם למגבלות התקציב. חשוב לתכנן תקציב הוצאות ספציפי שכולל את כל הנתונים כמו: שכירת אולם, קייטרינג, מערכת הגברה ועוד. צפו גם להוצאות בלתי צפויות, ותכננו אותן מראש.
ההחלטות הנוגעות לסוג האירוע שתפיקו יכולות לנוע מהשקת המוצר ועד לעריכת האירוע ברשת. ערכו מחקר משלכם וגלו מהו סוג האירוע הטוב ביותר ליעד העסקי שלכם. כעת, תוכלו לבחון מי יהיה קהל היעד שלהם, ולהתחיל לתכנן את רשימת האורחים.
בנוסף, וודאו שהאירוע לא מתנגש עם אירועים אחרים בתעשייה, מה שיכול להשפיע על הנוכחות של כמה מהאורחים שלכם.
תנו לאורחים התראה מראש
רשימת האורחים שלכם ממש חשובה לכן תכננו אותה נכון. אם תפספסו נוכחות של כמה ׳משפיעים׳ באירוע שלכם, יתכן שלא תצליחו להשיג את היעד הסופי שקבעתם.
הצטיידו במספר אורחים חשובים שתזמינו לאירוע, כמו בעלי עניין, שותפים עסקיים או ספקים. תנו להם התראה מספיק זמן מראש, והזמינו אותם באופן אישי. המגע האישי יכול לעשות נפלאות ולהשפיע על נוכחותם באירוע.
אל תחששו להאציל סמכויות
אתם עשויים לגלות שכבעלי עסק קטן יש לכם הר של משימות לבצע לקראת האירוע. גייסו איש צוות מהימן לניהול הפרויקט. זה ישחרר אתכם לעשות דברים חשובים יותר. אל תחששו להאציל סמכויות. תוכלו לנהל הכול מרחוק ולבקש מהצוות לעדכן אתכם באופן שוטף.
השתמשו באפליקציית תכנון
יש היום לא מעט אפליקציות לתכנון עסקי והן באמת מקלות על החיים. השתמשו באחת מהן לטובתכם, במיוחד אם היא חינמית.
מרבית האפליקציות כוללות מעקב אחר הוצאת הכספים, הזמנת המקום והשכרת הציוד. האפליקציה יכולה גם למצוא עבורכם ספקים מקומיים. השתמשו באפליקציה כדי לבדוק באיזה שלב, בתהליך התכנון, אתם נמצאים ואילו משימות עדיין צריך לבצע.
צרו תכנית שיווקית
אין טעם לערוך אירוע אם אתם לא מוכנים לשווק אותו. השתמשו בערוצי שיווק דיגיטליים חינמיים כמו המדיה החברתית ואתר האינטרנט שלכם. אלה ערוצי תקשורת נפלאים שיוכלו לעזור לכם להגיע לקהל היעד במהירות. כדי להגדיל את החשיפה לאירוע שלכם, השתמשו גם בהאשטגים הרלוונטיים בטוויטר.
הזמינו מקום וציוד
מיקום האירוע שלכם חיוני להצלחתו. בחירת המיקום לא מתמקדת רק בחיפוש אחר האולמות הזמינים במועד המתאים לכם. יש גורמים רבים אחרים שעליכם לקחת בחשבון, כמו קיבולת האולם, עריכת האירוע בפנים או בחוץ, הציוד והמתקנים הנדרשים (כמו במה, מסך גדול, מקרן או מערכת הגברה). בדקו גם אם עומד לרשותכם מספר השולחנות והכיסאות נדרשים לאירוע ואיזה סוג של אוכל אתם רוצים להגיש.
היו אישיים
הלחץ המופעל עליכם בעת ארגון האירוע יכול לגבות מכם מחיר, במיוחד לאחר שעברתם שבועות של תכנון ועבודה עד לשעות הלילה הקטנות. יחד עם זאת, כאשר מדובר באירוע עצמו, אל תשכחו לחייך. זו ההצגה שלכם, ההזדמנות להציג את העסק שלכם. אז קחו נשימה עמוקה, היו בטוחים בעצמכם, וצאו להתערבב עם האורחים שלכם ותנו להם יחס אישי.
לבסוף, טיפים אלה עשויים להבטיח שהאירוע יעבור בצורה חלקה ושהעסק ירוויח וישיג את היעדים שהצבתם. בנוסף, כדי שתוכלו להשתמש בנתוני האירוע הנוכחי כסמן להצלחתם של אירועים עתידיים, הקפידו למדוד את הנוכחות, המעורבות והאינטראקציה של האורחים.
