בארגון גדול כמו גם בחברה קטנה קיים אמון בין ההנהלה והעובדים על כך שהתשלום עבור העבודה יינתן באופן אחראי ועל פי קריטריונים ברורים. הדרך למדוד את שעות העבודה היום ניתנת לביצוע באופנים שונים, שאינם מצריכים הגעה למשרד והחתמת כרטיס כפי שהיה נהוג בעבר.
שיטות ניהול מתקדמות
האפשרות לנהל עובדים המצויים במרחב שונה מצריכה שיטות ניהול יעילות, מתקדמות ומדויקות. פרויקטים רבים מתבצעים לעיתים ברחבי העולם, חברות פותחות סניפים במדינות שונות ומגפת הקורונה הביאה עובדים רבים לבצע את תפקידם מהבית. אך כל העובדים הללו עדיין צריכים לעמוד בתפוקת שעות עבודה באופן שניתן למדוד, והחתמת שעון נוכחות כפי שהיה נהוג בעבר אינה תמיד אפשרית. הטכנולוגיה המתקדמת הביאה לפיתוח אמצעים למדידת שעות העבודה של עובדים גם מרחוק ולבקרה ממוחשבת, כך שניתן לנהל כוח אדם בכול מקום ובכול זמן ביעילות ובשקיפות.
דיווח שעות עבודה
הצורך בדיווח על שעות העבודה מצריך מערכת היכולה למדוד את כניסת העובד למקום העבודה או למערכת הממוחשבת אם הוא עובד מרחוק, את יציאתו ממנה ואת שעות העבודה שלו. בתוך יום העבודה יש אפשרויות שונות של יציאה להפסקות, חישוב זמן נסיעה, היעדרויות, ימי מחלה, חופשות ועוד. שעונים מתקדמים מסוגלים לבצע את איסוף המידע ועיבודו על פי דרישת הלקוח. ישנם מספר סוגים של שעונים המסוגלים לאפשר דיווח שעות, חלקם באמצעות תג או טביעת אצבע, זיהוי פנים, אחרים בהעברת כרטיס מגנטי, זיהוי אינטרנטי ואפילו באמצעות אפליקציה בטלפון החכם מכול מקום.
בשעונים המתקדמים ניתן לדעת מיקום של עובדים באמצעות טכנולוגיית ג'י פי אס, המאפשרת לנהל עובדים הנמצאים בנסיעות מחוץ למקום העבודה או כאלה שעבודתם מתבצעת בשטח. דיווח השעות מקנה לעובדים כמו גם להנהלה ביטחון ביכולת לפקח וסדר המונע טעויות.
יכולות המערכות השונות לדיווח שעות:
דיווחי שעות הנוכחות – מועברים בזמן אמת לעדכון המערכת, כך שניתן לבצע מעקב יעיל ומדויק ולדעת את מצבת הנוכחות של העובדים בכול זמן נתון.
ביצוע ניטור ובדיקות נוכחות – למנהל יש יכולת לבצע ניטור ובדיקת נוכחות גם מהבית ולקבל דיווח עדכני מכול מקום, ללא צורך להגיע למשרד והכול בלחיצת כפתור.
חופשות, חגים וימי מחלה – המערכת יודעת לנהל את דיווחי העובדים ושולחת התרעות לגבי הודעותיהם, ימי החופשה שביקשו, ימי המחלה שעדכנו ואפילו בקשות ואישורים שונים.
הגבלות במערכת – ניתן להגביל את אזור דיווח העובדים ואת מספרי הטלפון המורשים להיכנס למערכת לפי הגדרות המערכת.
הרשאות – המערכת מאפשרת ניהול של מספר גורמים מורשים לפי דרישת מנהלי החברה.
הגדרות שונות – אפשרות של הגדרת יומן ולוח שנה כדי לדאוג לכך, שהמערכת תהיה מסונכרנת ומדויקת ללא טעויות.
הפקת דוחות – אפשרות לקבלת דוחות נוכחות לכול עובד באופן ברור ומסודר.
התאמה לכול עסק
מגוון השעונים שפותחו מאפשר בחירה של הסוגים הנדרשים על פי סוג המדידה וסוג החברה. כמו כן, ניתן להתאים את שעוני הנוכחות על פי דרישה ולהדריך את העובדים ואת צוות ההנהלה על היכולות וההפעלה של המכשירים, תוך מתן תמיכה טכנית בוכל שלבי קליטת המערכת. את שעוני דיווח השעות ניתן להתאים לפרופיל החברה, לגודלה, למאפייניה ולתקציב שהיא מעוניינת לנתב למערכת.
